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8. März 2017

Warum wir alles mit Post-its vollkleben?

Bis vor wenigen Monaten haben wir bei der BrainConsult unsere Aufgaben und Projekte vorwiegend mit digitalen Hilfsmitteln organisiert. Dazu wurden Projektpläne in Microsoft Project erstellt, Aufgaben in Task-Management-Tools erfasst und Dokumente in virtuellen Arbeitsräumen auf SharePoint verwaltet. Dies gestalteten wir ganz offen und ohne komplizierte Zugriffsberechtigungen. Man kann durchaus sagen, dass dies eigentlich auch ganz gut funktioniert hat.

Und dennoch hatten wir das Gefühl, dass irgendetwas fehlte. Obschon wir wirklich viele Daten erfasst und ausgetauscht haben, fehlte es an Kommunikation, Austausch und Interaktion. Oft wusste man nicht genau, mit welchen Arbeiten sich die Teamkollegen gerade beschäftigen. Die Kommunikation in den Teams war nicht wirklich aktiv, etwas eingeschränkt und nicht durchlässig, obschon wir mehrheitlich durchaus kommunikative Typen sind. Noch schwieriger gestaltete sich der Informationsaustausch über die Teamebenen hinweg.

Yammer Social Network

Als Firma, welche sich der Digitalisierung verschrieben hat, haben wir uns natürlich erst mal nach einem digitalen Helferlein umgeschaut. Da wir schon einige Tools aus dem Office 365-Stack im Einsatz hatten, war es naheliegend, Yammer für die interne und teamübergreifende Kommunikation einzuführen. Yammer ist eine Social Network Plattform, welche eine unkomplizierte Kommunikation und Kollaboration ermöglicht und den Know-how-Austausch über die gesamte Organisation fördert. Die Basisfunktionen kann man mit Facebook vergleichen, nur ist die Lösung halt für das Business optimiert und man befindet sich erst mal in einem geschlossenen System (nur für Mitarbeitende respektive für berechtigte Personen). Mit Yammer wurde vor allem die teamübergreifende Kommunikation sofort einfacher, schneller und flexibler.

Yammer Social Network Plattform

Analoge Boards

Mit Yammer konnten wir die Kommunikation schon mal stark verbessern. Dennoch fehlte immer noch etwas. Die Informationen über Projekte, Aufgaben, Termine wurden immer noch in verschiedenen Tools gepflegt und waren nicht wirklich transparent und präsent. Um eine höchstmögliche Transparenz zu erreichen, haben wir uns dann entschieden, unsere Tätigkeiten auf analogen Boards zu visualisieren. Dazu haben wir an jeder freien Stelle in unseren Büroräumen Whiteboards angeschraubt. In jedem Raum gibt es nun mindestens ein Board, auf welchem Aufgaben notiert oder mittels Post-its aufgeklebt werden.

Keine freie Wand? «Chuchichäschtli-Board»

Kanban und Stand-ups

Die meisten Teams arbeiten in der Zwischenzeit nach der Kanban-Methode. Kanban kann relativ einfach eingeführt werden, da man in einem ersten Schritt einfach den bestehenden Arbeitsablauf auf einem Board visualisiert. Dies ermöglicht die Visualisierung der Aufgaben und die Verfolgung des Aufgabenfortschritts entlang des Prozesses. Weiterführend kann man den Kanban-Prozess inkrementell und evolutionär weiterentwickeln, indem die Anzahl der gleichzeitig laufenden Arbeiten limitiert, die Steuerung des Arbeitsflusses mittels Kennzahlen unterstützt und explizite Regeln einführt werden.

Kanban-Board

Mit Kanban haben wir auch Stand-Ups eingeführt. Die Teams treffen sich periodisch für kurze Absprachen vor den Boards. Neben dem aktuellen Stand der Arbeiten wird auch die Planung besprochen und welche Massnahmen ergriffen werden, um etwelche Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele zu erreichen. Die Stand-ups sind öffentlich – jeder Mitarbeiter kann an jedem beliebigem Stand-up teilnehmen und sich einbringen. Wenn beispielsweise ein Projektleiter ein Anliegen beim Sales-Team einbringen oder sich über die aktuellen Verkaufschancen informieren will, so nimmt er einfach am nächsten Sales-Stand-up teil.

Boards als Kreativ-Werkzeug

Auch unsere Meetingräume sind mit mehreren Whiteboards ausgestattet. Dadurch hat sich die Art der Sitzungen stark verändert. Während wir früher am Tisch sassen, gemeinsam PowerPoint-Präsentationen diskutierten oder uns vorwiegend mündlich ausgetauscht haben, nutzen wir heute die Boards intensiv in unseren Meetings. Fast alle Sitzungen haben sich dadurch von strukturierten Sitzungen, mit teilweise beschränkter Beteiligung, zu aktiven Workshops entwickelt. Meist stehen wir gemeinsam am Board, zeichnen Ideen und Ergebnisse auf, ergänzen, ändern und korrigieren. So liegt beim Abschluss jetzt immer gleich auch ein dokumentiertes Sitzungsergebnis vor. Dieses wird als Fotoprotokoll festgehalten und meist mit ergänzenden Notizen in OneNote gesichert. Protokolle im herkömmlichen Sinne erübrigen sich damit.

Und was ist mit den Software-Tools?

Die digitalen Tools sind natürlich nicht aus dem Arbeitsalltag verschwunden und werden nach wie vor intensiv genutzt. Teilweise werden sie nun etwas anders angewendet. Vor allem die aktuelle, kurzfristige Planung und die Aufgabenüberwachung geschieht jetzt am analogen Board. Alles weitere wie Backlogs, Dokumente, Notizen, Fotoprotokolle, Videos etc. werden in virtuellen Arbeits- oder Projekträumen in der Cloud verwaltet und in der standortunabhängigen Kollaboration intensiv genutzt. Und auch Yammer hat sich als zentrales Kommunikations-Tool etabliert und ist heute nicht mehr wegzudenken

Fazit

Mit den analogen Boards hat sich unsere Arbeitsweise ziemlich verändert. Der Austausch ist intensiver geworden, die Planung agiler und die Zielerreichung verbindlicher. In der Zwischenzeit können wir uns die Zusammenarbeit ohne Boards kaum noch vorstellen.

Hast du ähnliche Erfahrungen gemacht? Mit welchen Hilfsmittel arbeitest du?

4 Comments on “Warum wir alles mit Post-its vollkleben?

Thomas Uhlmann
8. März 2017 um 17:29

Hoi Andy

Ist Yammer vergleichbar mit Confluence von Atlassian?

Antworten
Andreas Naef
9. März 2017 um 7:02

Hallo Thomas

Yammer hat schon einen etwas anderen Ansatz. Während Confluence die Organisation von Arbeitsinhalten im Fokus hat, ist Yammer stärker auf die Kommunikation mittels einem Newsfeed ausgerichtet. Es geht primär um den schnellen Informationsaustausch und die Inhalte sind eher flüchtiger. Vergleichbare Tools sind beispielsweise Chatter, communote, coyo oder auch Slack.

Schöne Grüsse, Andi

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