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18. September 2017

Persönlicher Reisebericht: Agile Komponenten im Alltag

Der Weg zur agilen Organisation muss auf Ebene des Managements vorbereitet werden. Der erste Schritt ist eine Strategie mit agilen Kernelementen. Ich bin der festen Überzeugung, oder besser gesagt, die eigenen Erfahrungen führten zu dieser, dass eine solch fundamentale Veränderung von ganz oben (oder der Leitung eines Bereiches) initiiert, geplant und begleitet werden muss. Dies ist alles andere als ein Spaziergang und bedeutet „pickelharte“ Arbeit über eine sehr lange Zeit.

Methoden

Es gibt nicht die „aller Welt Methode“, nein, jede Organisation muss den eigenen Weg finden. Es gibt inzwischen viele etablierte Methoden, welche als Rahmenbedingung und Gestaltungsrahmen herangezogen werden können. Von welchen Methoden spreche ich hier (ein Auszug): Scrum, Kanban, Design Thinking und viele mehr. Diese sind ein kleiner Basisbaustein. Der Bau des agilen Hauses wird zusätzlich durch viele weitere Aspekte beeinflusst.

Äussere Einflüsse – die aktuelle Transformation

In der heutigen Arbeitswelt, nimmt das Tempo und die Menge an einzelnen Aufgaben exponentiell zu. Dieser Umstand führt dazu, dass viele wichtige Aufgaben in der Masse verloren gehen und die Firmen immer mehr mit sich selber beschäftigt sind. Es werden 100 Initiativen gleichzeitig gestartet und wenige werden erfolgreich abgeschlossen. Die Realität ist oft so, dass diese gar im Sumpf an Aufgaben untergehen. Es wird dabei vergessen, dass das Zufriedenstellen der Kunden an erster Stelle steht. Dies ist zweifelsohne ein enormes Spannungsfeld für Organisationen und deren Mitarbeitenden.

Kleine(re) Schritte

Ein Ansatz von agilen Methoden ist, die Last der gleichzeitigen Aufgaben und deren Komplexität zu minimieren. In anderen Worten: kleine Arbeitspakete, welche in kurzen Zeitabständen erfolgreich erledigt werden können. Ein wichtiger Grundsatz für dieses Konzept ist Transparenz. Die anstehenden Aufgaben werden im Team mit Visualisierungs-Hilfsmittel zusammengetragen und verteilt. Dabei ist die optimale Durchlaufzeit und Menge ein wichtiger Grundsatz, welchen es zu beachten gilt.

Team-Spielregeln

Wenn man das erste Mal den Begriff „agile Organisation“ hört, denkt man spontan: „Jeder kann wie er gerade möchte, das Ganze ist ja schliesslich agil“. Weit gefehlt: eine der wichtigsten Grundlagen sind klare Team-Spielregeln und Vorgaben. Den Teams wird mit den Methoden ein Gestaltungsrahmen mitgegeben. Wenn man die Teamstrukturen näher betrachtet, ist nicht jeder in der Lage, sich selber zu organisieren. Diese Aufgabe der Organisation und Verantwortung muss sich organisch innerhalb der Teams regeln. Es gibt in jedem Team unterschiedliche Persönlichkeitsprofile, welche in Kombination und Fingerspitzengefühl, optimalerweise schlagkräftige Ergänzungen ergeben. Um es auf den Punkt zu bringen: Agilität benötigt Führung. Die Art der Führung verändert sich gegenüber den hierarchischen Organisationsmodellen. Neu sind klare Vorgaben und Erwartungen zu definieren und diese regelmässig einzufordern. Dies macht die Aufgaben der „Führungswilligen“ nicht einfacher, dies vor allem in einer ersten Phase und Start in die agile Reise bis sich die Teams und deren eigene Organisation eingespielt und etabliert haben.

Der Shift …. Die Veränderung

Die grössten Herausforderungen sehe ich darin, eine hierarchisch geführte Organisation oder Organisationseinheit mit auf die Reise der Agilität zu nehmen. Bestehende Firmen mit Geschichte, auf den Weg der agilen Veränderung mitzunehmen, erfordert sehr viel Geduld, Energie und Durchhaltewille. Wie bereits an anderer Stelle in diesem Blog erwähnt: dann kommt noch dazu, dass es nicht DAS AGILE MODELL gibt, welches für sämtliche Teams, Firmen, Abteilungen und noch nicht aufgezählte Organisationsformen gleichermassen funktioniert. Zusätzlich gibt es Team- und Organisationsstrukturen, welche für agile Organisationsformen gar nicht geeignet sind (z.B. Produktionsstrassen). Neben der Überzeugung, Maturität in agilen Methoden sind sehr viel Denk- und „Labor“-Arbeit gefragt. Getreu dem Motto: fail fast, learn fast – schnell etwas ausprobieren und falls notwendig den Mut haben nicht funktionierendes frühzeitig und konsequent über Bord zu werfen und aus den Erfahrungen zu lernen.

Dreiviertel Jahre agile Reise

Wir, die BrainConsult, befinden uns seit dreiviertel Jahren auf der agilen Reise. Manchmal habe ich das Gefühl, wir sind noch „nirgendwo“. Betrachtet man aber die Reise aus der nötigen Distanz, können wir mit Stolz sagen, dass wir doch so einiges ausprobiert haben und viele agile Gestaltungselemente in unseren Alltag eingebaut haben. Zuoberst steht für mich nach wie vor die Transparenz. Wir führen unsere internen Projekte inzwischen agil und in kleinen Schritten durch. Grundlage für die Planung und Kontrolle ist ein Kanban Board, welches nie mehr als drei parallele Projekte erlaubt. Erst wenn es auf einer der drei Projekt-Linien wieder Platz gibt, packen wir die nächsten Aufgaben an. Grösste Herausforderung: verbindlich bleiben, nachhaken und dranbleiben. In diesem Sinne: wir bleiben dran, sind aber täglich gefordert. Statt gefühlte 70 Initiativen haben wir diese auf 3 aktuelle laufende Projekte reduziert. Getreu dem Motto: weniger ist mehr.

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