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8. Juli 2017

Ist ihre Intranet-Lösung noch zeitgemäss?

Kommt ihnen das bekannt vor?

Wo ist dieses Dokument nun schon wieder abgelegt? Schau doch mal im Intranet nach, lautet dann oft der Rat von Kolleginnen und Kollegen. Da ist doch alles drauf. Echt jetzt – wie soll man denn da was finden? Kennen Sie das?

Dann ist das in ihrem Unternehmen, wie in vielen anderen auch. Über Jahre hinweg werden unzählige Informationen wie News-Einträge, Produktbeschreibungen, Menüpläne, Teambeschreibungen, Wetterprognosen, Benutzer- oder Personalhandbücher etc. im Intranet gespeichert. Aber oft bieten diese Informationen leider nur einen geringen Mehrwert in den täglichen Arbeitsprozessen. Benötigte Hilfsmittel und Tools sind meist nicht integriert oder decken die spezifischen Anwendungsfälle nicht ab. Zudem lassen sich viele Intranet-Anwendungen nicht einfach durch die Benutzer erweitern und erfordern träge und meist teure Erweiterungsprojekte.

Was soll Ihr Intranet sein?

Ein Intranet soll primär ein Werkzeug sein, das Mitarbeitenden hilft, Dinge schnell und effektiv zu erledigen. Neben der Information und Kommunikation übernehmen Intranets heute eine wichtige Funktion bei der Kollaboration. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit quer durch das ganze Unternehmen, ergänzt mit einer zentralen Dokumentenablage. Sie integrieren Formulare und Workflows, welche die Arbeitsabläufe regeln und die Geschäftsprozesse unterstützen.

Wichtige Anforderungen an Intranets sind:

  • Einfach in der Anwendung, gute Usability und ansprechendes Design
  • Schneller Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente
  • Intuitive Navigation gepaart mit effizienter Suchfunktion
  • Einfache Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partner
  • Einfaches teilen von Inhalten (intern und extern)
  • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
  • Personalisierte Inhalte
  • Schnelle und einfache Kommunikation
  • Soziale Medien als integrierter Bestandteil
  • Mobiler Zugriff mit Smartphone und Tablets
  • Erstellung von Formularen und Workflows ad-hoc durch Mitarbeitende
  • Einfache Erweiterung und Integration von zusätzlichen Apps

Apps als modernes Intranet?

Der App-Ansatz hat sich in der Zwischenzeit auch im Business-Umfeld etabliert. Für praktisch jeden Anwendungsfall gibt es eine spezialisierte, schlanke App, welche ein bestimmtes Problem im Arbeitsalltag löst. Auch etablierte Hersteller wie Microsoft, Oracle oder IBM haben diesen Trend erkannt und bieten ihre Lösungen als Apps an. Als Beispiel kann Microsoft herangezogen werden. Mit der Office 365 Plattform steht ein umfassendes Set von Apps zur Information, Kommunikation, Kollaboration und Prozessunterstützung zur Verfügung.

Quelle: http://bit.ly/o365periode

Die Apps können mehrheitlich für einen ganz bestimmten Anwendungsfall genutzt werden. Microsoft ist natürlich bestrebt, dass sich die einzelnen Anwendungen miteinander integrieren und verzahnen. Jedoch gibt es auch Überschneidungen im Funktionsumfang der Apps. Beispielsweise bieten Yammer, Office 365 Groups, Microsoft Teams und SharePoint ähnliche Funktionen an.  Diese Flexibilität bringt auch ein paar Herausforderungen mit sich. Benutzer sind oft nicht in der Lage selber zu entscheiden, welche Apps sie für welchen Anwendungsfall verwenden sollen. Und für Organisationen stellt sich die Frage, welche Apps überhaupt angeboten werden sollen.

Ready to go Intranet als Alternative

Ready-to-go Intranets kompensieren den Nachteil von einzelnen, losgelösten Apps und integrieren diese mit weiteren wichtigen Funktionen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Sie haben den Vorteil, dass sie schnell und kostengünstig eingeführt werden können. So erübrigt es sich, ein langwieriges, teures Intranet-Projekt aufzusetzen. Gewöhnlich können vorgefertigte Intranet-Lösungen innerhalb weniger Woche bereitgestellt werden.

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