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12. März 2018

Informationsarchitektur – Herzstück des Intranets (Teil 2)

Im ersten Teil dieser Blogserie habe ich unser Vorgehen zur Erarbeitung einer Informationsarchitektur beschrieben. Als Resultat dieser Phase erhalten Sie eine SiteMap, ein logisches Gedankenmodell zur Navigation innerhalb des zukünftigen Intranets. Für Personen die am Entwicklungsprozess beteiligt waren, scheinen die Strukturierung, die Suche und die Navigationen darin sonnenklar zu sein. Doch ist das wirklich so?

Tree testing – Kostengünstig zur validierten Informatisonarchitektur

Beim Tree-Testing handelt es sich um eine Usability Testmethode, welche aus Web-Projekten dem einen oder anderen Leser bereits bekannt sein dürfte. Im Wesentlichen geht es dabei darum ,die Informationsarchitektur durch die zukünftigen Endbenutzer validieren zu lassen. Dabei werden den Probanden Aufgaben (Use Cases) zur Suche von Informationen oder Daten im neuen Intranet gestellt. Mit ein Tool oder oder auch manuell wird danach ausgewertet, wie schnell und einfach die Benutzer die Aufgabe lösen konnten. Durch einen Treetest bekommen Sie Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Sind die Inhalte und Informationen für die Endbenutzer logische gruppiert?
  • Habe ich aussagekräftige, eindeutige und im Unternehmen verankerte Bezeichnungen verwendet?
  • Wie direkt und einfach finden die Benutzer die gewünschten Informationen im Intranet

 

Schnell und einfach zum guten Testsetup

OK, das tönt ja alles spannend. Doch wie führe ich das nun mit meinem Zielpublikum durch? Um es vorweg zu nehmen, Sie brauchen kein Usability Labor und auch nicht tausende von Franken für eine Software. Zentral bei der Durchführung ist, dass Sie eine oder mehrere Varianten der neuen Informationsarchitektur erarbeitet haben. Basierend auf diesem Modell entwickeln Sie nun 8 bis 12 Aufgaben die durch die Probanden zu lösen sind. Sind Sie sich im Projektteam nicht sicher, welche der erarbeiteten Begriffe oder hierarchischen Struktur die bessere ist, bietet sich ein A/B Test förmlich an.

Beispiel einer SiteMap

 

Eine gute Aufgabe bildet einen häufigen Anwendungsfall bei der Informationssuche der Mitarbeiter ab. Oft bietet die in den ersten Workshops erfassten Informationen eine gute Inspiration für zu testenden Anwendungsfälle. Daneben können folgende Fragen bei der Identifizierung der Aufgaben bieten:

  • Nach was wird häufig im bestehenden System gesucht?
  • Welche Fragen gelangen per Email oder Telefon an Sie oder ihre Abteilung?
  • Was suchen Sie selber immer wieder?
  • Was interessiert Sie im Intranet?
  • Über was beklagen sich die Benutzer häufig?

Das Erarbeiten von Tree-Test Aufgaben eignet sich sehr gut als Hausaufgabe für das Projektteam. So machen sich die Teammitglieder nochmals Gedanken über das Informationsmodell. An einem Workshop bestimmen wir dann jeweils gemeinsam, welche Aufgaben nun in den Test aufgenommen werden sollen und finalisieren diese. Wichtig ist dabei, dass die Fragestellung nicht direkt auf die erwartete Antwort hindeutet. Beschreiben Sie den Anwendungsfall etwas ausführlicher und vermeiden Sie die gleiche Terminologie wie in der Informationsarchitektur zu verwenden.

Beispiel einer Aufgabe «Erstellen eines IT Tickets»

Nun definieren Sie die korrekten Antworten in der vorhandenen Informationsarchitektur. Dabei kann es auch mehrere richtige Antworten geben. Nach einem kurzen Testlauf im Projektteam sind wir bereit für die Durchführung.

Softwaretools Tree-Tests

Sobald man mehr als nur eine handvoll Leute an der Studie teilnehmen lassen möchte, lohnt sich der Einsatz einer Softwarelösung. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Anbietern zur Erstellung und Durchführung von Tree-Tests.  Bei manchen Herstellern erhält man gleich noch weitere nützliche Usabiltiy Tools mitgeliefert. Am besten verschafft man sich gleich selber einen Eindruck und entscheidet danach welches Tool einem am meisten liegt. Die Softwarekosten für die Durchführung einer Studie beläuft sich übrigens auf etwa CHF 100.00.

Tree-Test durchführen

Wir sind bereit den Test «Live» zu schalten. Es fehlen nur noch die Teilnehmer. Um einigermassen repräsentative Resultate zu erhalten sind 30 bis 50 Teilnehmer notwendig. In unseren Projekten führen wir die Tests meistens mittels einer Software durch. Damit ist es einfach möglich, eine grosse Anzahl von Teilnehmern zu erreichen. Durch einen Post im bestehenden Intranet kann man gleich zwei Fliegen auf einen Schlag erledigen. Sie erhalten eine grosse Anzahl von Teilnehmern und betreiben gleichzeitig Projektmarketing für den neuen Digitalen Arbeitsplatz.

Beispiel einer Software gestützten Auswertung

Ohne Analyse und Auswertung ist der Tree-Test wertlos

Nehmen Sie sich für die schlecht gelösten Aufgaben etwas Extrazeit zur Analyse. Wobei man hier mit dem Begriff «schlecht oder falsch gelöst» vorsichtig sein muss. Wenn man es genau nimmt, bildet die Sitemap in solchen Fällen das mentale Modell der Kollegen und Kolleginnen wohl nur ungenügend ab oder die Aufgabe war schlecht formuliert.

Im folgenden Beispiel wurde nach Informationen aus der Geschäftsleitung gefragt. Das Ergebnis zeig auf, dass viele Mitarbeiter die Infos unter Organisation Direktion gesucht haben.

Pietree gibt einen grafischen Überblick der Resultate einer Aufgabe

Im konkreten Fall lässt sich dies wohl auf die Informationsarchitektur des alten Intranets zurückführen. Hier waren die GL-News jeweils auf der Abteilungsseite der Direktion gespeichert.

Versuchen Sie auf Grund der Resultate folgende Fragen zu beantworten:

  • Warum erwarten Benutzer die Informationen an anderer Stelle?
  • Gibt es falsch platzierte Inhalte?
  • Wo wurden diese gesucht?
  • Welche Inhalte sind mit Querverweisen zu verlinken?
  • Gab es Aufgaben die von speziellen Benutzerkreisen anders beantwortet wurden?
  • Leiten sich dadurch implizite oder explizite Personalisierung der Inhalte ab?

Im Einzelfall können Interviews mit den Benutzern weiterhelfen, besser zu verstehen wie und warum sie Informationen an einer entsprechenden Stelle erwarten.

Ergeben sich grössere Anpassungen aufgrund des Tree-Tests, kann eine erneute Durchführung des Tests durchaus Sinn machen. Schlussendlich ist es am kostengünstigsten, notwendige Korrekturen so früh wie möglich zu identifizieren und zu validieren. Ist die Informationsarchitektur einmal in einer Software umgesetzt, sind spätere Anpassungen oft nicht mehr so einfach umzusetzen und mit entsprechendem Aufwand verbunden. Sind die Ergebnisse der Studie zufriedenstellend, muss man dann aber auch den Mut haben, die Informationsarchitektur in einem Tool „richtig“ zum Leben zu erwecken. Denn die perfekte SiteMap gibt es nicht und eine ständige Anpassung und Weiterentwicklung ist auch im Betrieb unumgänglich.

Informationsarchitektur: Kompass in der Informationsflut

Zusammenfassend kann man festhalten, dass eine gute Informationsarchitektur den Kern jeden guten Intranets ist. Bei der grossen Anzahl an Informationen, Dokumenten und Schnittstellen zu Drittsystemen, die einen modernen,  digitalen Arbeitsplatz ausmachen, bietet einen durchdachte und breit abgestützte Informationsarchitektur eine verlässliche Orientierungshilfe. Nicht nur für die Endbenutzer bei Suche nach Informationen sondern auch für die Autoren und Intranet Verantwortlichen. Hilft sie doch auch Informationen richtig in bestehende Strukturen zu integrieren und so ein übersichtliches Intranet über die Dauer der Jahre am Leben zu halten. Es lohnt sich also die Endbenutzer ins Boot zu holen und ein paar Stunden mehr in die Informationsarchitektur zu investieren.

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