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22. Januar 2018

Informationsarchitektur – Herzstück des Intranets (Teil 1)

Eine der grössten Herausforderungen bei jedem Intranetprojekt ist eine für die Endanwender logische und verständliche Informationsarchitektur (SiteMap) zu erarbeiten. Es gilt ein breit akzeptiertes Gedankenmodell für die Strukturierung von Informationen zu finden. Was Richtig oder Falsch ist entscheiden schlussendlich die Anwender.

Ich persönlich habe schon öfters sehr hitzige Diskussionen innerhalb des Projektteams erlebt. Nicht selten werden Grundsatzdiskussion über die «richtige» Struktur geführt. Spannend wird es, wenn das Top-Kader die ersten Entwürfe der Navigation sieht und feststellt, dass die eigene Abteilung nicht auf der Top Ebene integriert wurde. Ohne gute Argumente wie die Navigation strukturiert wurde, ist man schnell auf verlorenem Posten. Trotz guter Vorsätze politischem Druck nicht nachzugeben und das erdachte Konzept durchzusetzen, wird dann doch noch in letzter Sekunde ein weiterer Navigationspunkt auf der Top-Ebene eingeführt. Oder zumindest irgendwo auf der Startseite des Intranets noch einen Link platziert. Womit der Anfang vom Ende einer übersichtlichen und nützlichen Informationsarchitektur besiegelt ist.

Wie bekomme ich eine gute Informationsarchitektur?

Es scheint also gar nicht so einfach zu sein, eine nützliche und breit abgestützte Informationsarchitektur zu entwickeln. Auf Grund meiner 10-jährigen Projekterfahrung im Intranet-Umfeld habe ich mir mein eigenes Vorgehen zur Erstellung einer Informationsarchitektur erarbeitet. Dabei handelt es sich um einen Mix von bewährten UX-Methoden und Erkenntnissen aus etlichen Kundenworkshops. Alles in allem keine Hexerei aber doch sehr wertvoll um das Ziel effizient zu erreichen.

Involvieren Sie ihre Endbenutzer bei der Erarbeitung der Informationsarchitektur

Bei meinen Diskussionen mit Projektleitern und/oder Projektteams habe ich unzählige Male Aussagen im Stil von «Ich weiss schon was unsere Endanwender wollen» oder «Die Benutzer können wir nicht involvieren, dass kostet viel zu viel». Meine Antwort dazu «Wenn Sie das Gefühl haben der Einbezug der Endanwender sei teuer, dann warten Sie mal ab was es kostet sie nicht einzubeziehen». Ohne direkten Input der Anwender verkommt das Intranet leider oft zu einem theoretischen Management-Gebilde. Der Nutzen für die Benutzer steht dann nicht mehr im Fokus. Oft flacht die anfängliche Euphorie bei der Pflege der Inhalte und deren Nutzung bereits wenige Monate nach Einführung ab. Das Intranet verkommt zu einem «Informationsfriedhof» mit ein paar zentral gepflegten News.

Im Idealfall beinhaltet das Projektkernteam etwa 5 bis 7 Leute aus den unterschiedlichsten Bereichen der Unternehmung. Achten Sie bei der Zusammenstellung darauf, dass die Endanwender eine gewichtige Stimme im Projektteam erhalten. So wird der Praxisbezug sichergestellt. Bei grösseren Organisationen kann es sinnvoll sein, ein erweitertes Projektteam mit Vertretern aus allen Abteilungen als eine Art Soundingboard zu gründen. Das Projektkernteam erarbeitet die Informationsarchitektur in einem ersten Wurf und lässt diesen durch das erweitertet Projektteam kritisch spiegeln.

Erste Workshops: Brainstorming zu den Inhalten

Ich starte im ersten Workshop zur Informationsarchitektur mit einer Art Brainstorming zu den möglichen Inhalten des Intranets. Jedes Projektmitglied schreibt für sich mögliche Themen auf Post-It Zettel auf. Diese werden dann an einer Pinnwand zusammengetragen. Dabei werden die Gedanken zu Inhalt und Wichtigkeit der einzelnen Punkte erläutert. Ziel ist es, einen möglichst kompletten Überblick über die möglichen Informationen des Intranets zu erhalten. Dabei kann es nützlich sein auch explizit zu definieren, was nicht ins Intranet gehört. Folgende Fragen helfen bei der Erarbeitung der Inhalte:

  • Welche Informationen interessieren die Mitarbeitenden?
  • Nach was wird heute oft gesucht bzw. nachgefragt?
  • Was ist das Ziel/Zweck des Intranets?
  • Was brauchen wir nicht mehr? Wo können wir entschlacken?
  • Welche Message wollen wir als Unternehmung mit dem Intranet verbreiten?

Workshop Ergebnisse mögliche Inhalte eines Intranets

Clustering als Basis für eine erste Informationsarchitektur

In einem nächsten Schritt gruppieren wir ähnliche oder gleiche Informationen und versuchen einen passenden Überbegriff für diese Themen zu finden.

  • Welche Informationen haben einen ähnlichen Charakter?
  • Was sind gängige Bezeichnungen für diese Art von Informationen innerhalb der Unternehmung?
  • Gibt es schon «gelebte» Informationsmodelle wie z.B. Produktgruppen, Aufbau- oder Ablauforganisation an die man sich bei der Strukturierung der Inhalte anlehnen kann?
  • Handelt es sich dabei eher um statische oder dynamische Informationen?

Am Ende dieses Schritts entsteht eine erste SiteMap (Informationsarchitektur) des zukünftigen Intranets. Ich erstelle diese sehr gerne in Form eines Mindmaps. So ist die Hierarchie und Struktur für alle Beteiligten schnell erfassbar. Ausserdem können Anpassungen einfach während weiteren Workshops vorgenommen werden.

Beispiel einer SiteMap

Mittels «Card Sorting», einer UX-Methode zur Erarbeitung von Informationsstrukturen können kostengünstig, weitere Personen ausserhalb des Projektteams in den Prozess integriert werden. Mehr Informationen zum «Card Sorting» finden Sie hier

Validieren Sie Ihre Informationsarchitektur

Legen Sie die erarbeitete Informationsarchitektur nun ein paar Tage zur Seite. Nachdem Sie nun etwas Abstand gewonnen haben, sollten Sie sich folgende Fragen stellen. Das können Sie sehr gerne auch gemeinsam an einem Workshop mit dem Projektteam machen.

  • Sind die gewählten Bezeichnungen für die Inhalte klar und verständlich?
  • Ist es klar wie neue Inhalte eingeordnet werden? Was sind die Kriterien dazu.
  • Welche Informationen finden Sie unter welchem Begriff?
  • Sind alle in den Workshops erarbeiteten Inhalte in der Informationsarchitektur abgebildet?

Wahrscheinlich werden nun nochmals kleinere Korrekturen an Struktur oder Bezeichnungen vorgenommen. Nach Abschluss dieses Arbeitsschritts sind Sie nun bereit, die Informationsarchitektur einem finalen Test durch die Endanwender zu unterziehen. Wie Sie das mittels «Tree testing» ohne allzu grossen Aufwand durchführen können, lesen Sie im zweiten Teil dieses Blogbeitrages.

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5 Comments on “Informationsarchitektur – Herzstück des Intranets (Teil 1)

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