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3. Oktober 2017

In 6 Schritten zur erfolgreichen Intranet Einführung

Gerne wollen wir Ihnen einen Einblick in eines unserer laufenden Projekte beim Schweizer Paraplegiker-Zentrum (SPZ) aus Nottwil geben. Insgesamt umfasst die Schweizer Paraplegie-Gruppe (http://www.paraplegie.ch) acht Organisationen mit insgesamt 1600 Mitarbeitenden. Hauptziel der Gruppe ist es, querschnittgelähmte Personen umfassend und ganzheitlich zu betreuen.

In dieser Blogserie erfahren sie, weshalb das SPZ sich für eine Zusammenarbeit mit der BrainConsult entschieden hat und was die Ziele und Herausforderungen während des Projektes sind. Sie können mitverfolgen, wie wir zusammen mit unserem Kunden eine für ihn geeignete Lösung erarbeiten und auf welche Methoden und Technologien wir dabei setzen.

Als Implementierungspartner arbeiten wir mit der Firma ADVIS (http://www.advis.ch) aus Bern zusammen. Die Firma ADVIS verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz in der Realisierung von Informationsmanagement Lösungen. Neben SharePoint/Office 365 Lösungen setzt ADVIS auf .Net als Entwicklungsplattform.

Projektziel

Mit dem Projekt «WinDecima» will die Schweizer Paraplegiker-Gruppe eine neue Intranet- und Kollaborationsplattform aufbauen. Als zentraler Einstiegspunkt für alle Mitarbeitenden der SPZ soll das Intranet zum «Selfservice-Portal» ausgebaut werden.

Die Benutzerfreundlichkeit und -akzeptanz steht im Zentrum. Dadurch sollen auch die Betriebskosten für Support und Unterhalt gesenkt werden. Die neue SharePoint-Plattform soll zum täglichen und zentralen Arbeitsmittel weiterentwickelt werden. Um die ehrgeizigen Ziele zu erreichen, ist ein Einbezug der unterschiedlichen Benutzergruppen während des gesamten Projektes ein wichtiger Erfolgsfaktor. Organisatorische und kulturelle Aspekte garantieren den Projekterfolg.

Das Vorgehensmodell

Die in den Zielen skizzierten Herausforderungen nehmen wir gerne an. Obwohl wir Kollaborationslösungen spezifisch für unsere Kunden entwickeln, erfinden wir nicht alles neu. Das spart Aufwand und Geld und gewährleistet eine überblickbare Projektlaufzeit. Durch die Wiederverwendung von erprobten Konzepten und Lösungsstrategien im Bau von Software profitieren Kunden von unserer langjährigen Erfahrung.

Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt bildet unser Vorgehensmodell, welches in sechs Schritte unterteilt ist. Dabei ist die Projekt-Arbeitsgruppe ein wichtiger Bestandteil. Diese besteht aus motivierten und innovativen Vertretern aus unterschiedlichen Fachbereichen des Unternehmens. Nur so ist es möglich das Vorhaben – welches zu einem wesentlichen Teil ein organisatorisches und nicht ein technisches Projekt ist – erfolgreich umzusetzen.

Gemeinsames Vorgehensmodell BrainConsult/ADVIS

Gemeinsames Vorgehensmodell BrainConsult/ADVIS

 

Schritt 1: Definition der Strategie, Zielsetzungen und Informationsarchitektur

Das Projekt wurde im Juni 2017 erfolgreich gestartet. Neben den administrativen Themen wurden erste Workshop-Termine definiert, um Strategie, betroffene Themenbereiche, Inhalte, Informationsarchitektur und Dokumentablage gemeinsam zu definieren

Bereits früh im Projekt wurden die zu beleuchtenden Themen mittels Brainstorming erfasst, visualisiert, diskutiert und priorisiert. Dank dieser Technik gehen keine Themen vergessen oder bleiben unerwähnt. Denn jedes Thema, sei es noch so abwegig und aktuell nicht umsetzbar, kann in einer späteren Phase plötzlich relevant oder realisierbar werden und muss nicht zwingend bei der Einführung des neuen Systems bereits zur Verfügung stehen.

Output eins Informationsarchitektur Workshops

Output eins Informationsarchitektur Workshops

Personas

Ein grosser Erfolgsfaktor in SharePoint-Projekten sind die im Projekt integrierten Stakeholder als zukünftige Benutzer des Systems. Dank einer breiten Abstützung über verschiedene Rollen und Funktionen des SPZ kann die gewünschte Funktionalität besser abgeschätzt und in Form von Anforderungen definiert werden. Das Ziel dieses Schrittes sind Personas, welche einen Prototyp einer Gruppe von Nutzern darstellen, mit konkret ausgeprägten Eigenschaften und einem konkreten Nutzungsverhalten.

Beispiel einer erarbeiten Persona

Beispiel einer erarbeiten Persona

Navigationsstruktur

Dank den priorisierten Themen aus den ersten Workshops wurde anschliessend die Navigationsstruktur der zukünftigen Lösung gemeinsam diskutiert und erarbeitet. Dabei wurde auch das bestehende Intranet analysiert, Unschönheiten erkannt und optimale Lösungen gesucht. Dabei ist es entscheidend, dass die anwesenden Projektmitarbeitenden ihre Sichtweise auf die Informationen erklären bzw. ihren Arbeitsalltag und die benötigten Informationen beschreiben. Es gilt ein mentales Modell für das SPZ zu erarbeiten, das eine breite Akzeptanz geniesst.

Tree-Tests

Die Tauglichkeit der erarbeiteten Struktur wurde anhand eines «Tree-Tests» mit konkreten Fragen an die Endanwender geprüft. Dabei wird beispielsweise eine Frage nach den Öffnungszeiten des Hallenbades gestellt und im Modell geprüft, über welche Navigationspunkte die Mitarbeitenden die Informationen suchen würden. Je mehr Fragen gestellt werden, desto besser kann die Navigationsstruktur auf Praxistauglichkeit validiert werden. Mehr zum Thema Tree-Testing werden wir auf diesem Blog in den kommenden Wochen veröffentliche

Tree-Test: Eine von 13 konkreten Fragen, die den Endanwendern gestellt werden.

Tree-Test: Eine von 13 konkreten Fragen, die den Endanwendern gestellt werden.

Neben den Workshops mit den Benutzervertretern im Projekt werden auch die technischen Themen beleuchtet. Dabei arbeitet die IT des SPZ sehr eng mit den Technical Consultants der ADVIS zusammen. Gemeinsam wird die zukünftige Plattform architektonisch definiert (Hardware, Virtualisierung, Anzahl Server, Aufteilung der SharePoint-Services, Backup, …). Dabei setzt ADIVS auf eine automatisierte, scriptbasierte Installation von SharePoint und den nötigen Komponenten. Dank dieser automatisierten Installation ist es später ohne grossen Aufwand möglich, einen weiteren Server in die SharePoint-Farm zu integrieren und in Betrieb zu nehmen.

Bis zum Ende der Konzeptphase werden weitere wichtige Dokumente und Grundlagen erarbeitet. Neben dem Betriebs- und Governancekonzept werden unter anderem das Migrationskonzept, die Rolloutplanung und das Screendesign erarbeitet.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem nächsten Blogbeitrag «In 6 Schritten zur erfolgreichen Intranet Einführung»

 

Über ADVIS

ADVIS ist die erfolgreiche IT-Dienstleistungsfirma in Gümligen/Bern mit rund 45 motivierten und aufgestellten Mitarbeitenden. Als führender Microsoft-Gold-Partner mit über 20-jähriger Erfahrung projektieren und entwickeln sie für Kunden aus verschiedenen Branchen hoch qualifizierte und massgeschneiderte Informatiklösungen. Ihr Portfolio umfasst einerseits Portals und Collaborations-Plattformen, andererseits die Entwicklung von spezifischen Fachanwendungen. Ergänzt wird das Portfolio durch den Aufbau und Betrieb von Infrastrukturlösungen basierend auf Microsoft-Technologien und Citrix-Produkten sowie einem dedizierten Application Management.

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