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23. März 2017

Einführung des LEGO-Projektmanagementboards

Im letzten Blogbeitrag haben wir uns mit unserem Weg zum agilen Projektmanagement beschäftigt, welches die Grundlage für das Projektmanagementboard legt. Die Verantwortungen sind verteilt und die Projekte geplant.

Bereits als ich die Projekte eigenständig geplant und die Ressourcenplanung aller Mitarbeiter durchgeführt habe, haben wir sämtliche Projekte, deren Umsetzungszeit und beteiligter Mitarbeiter in der Form eines Excel-Files festgehalten. Digitale Projekt- und Ressourcenpläne erfüllten ihren Zweck, das Big Picture und die Präsentation fehlte jedoch. Aus diesem Grund ist das Projektmanagement Board entstanden.

Eine erste Version des Boards ist im Herbst letzten Jahres entstanden und war von Hand gezeichnet. Ich spreche gezielt von der ersten Version, da ich während der Umsetzung bereits die Teile und Komponenten für die finale Version bestellt hatte.

Ich wollte etwas spezielles, Spielerisches, etwas das uns auch in diesem Bereich von anderen Firmen unterscheidet. Dabei bin ich bei der Onlinerecherche auf eine Aufgabenliste gestossen, welche anhand von LEGO Steinen abgebildet wurde. Daraus entstand meine Idee zum LEGO Projektmanagementboard. Wir bestellten graue LEGO-Platten als Grundplatinen und über 1’200 Lego-Steine.

LEGO Bestellung

Die Bausteine wurden in zwölf verschiedenen Farben und Grössen bestellt. Jede Farbe wird einem Mitarbeiter im Service zugeteilt. Die unterschiedlichen Grössen der Bausteine haben den Vorteil, dass wir eine sehr granulare Planung abbilden können. Der Montag ist bei uns als BrainDay fix verplant und steht nicht für externe Projektarbeiten zur Verfügung. Somit bleiben noch vier Tage zur freien Planung zur Verfügung, was einem grossen LEGO-Baustein, bestehend aus vier 2-er, entspricht.

Während einem Feierabendbier kam ein Arbeitskollege noch auf die Idee, passende LEGO- Männchen (die Brain-Legends) dazu zu bestellen. Jedes LEGO-Männchen repräsentiert einen Service-Mitarbeiter. Dadurch können die Farben der Bausteine unseren Mitarbeitenden nun noch besser zugeordnet werden. Über die Brain-Legends und deren Eroberung des Projektmanagments erfahren sie im folgendem Artikel «I AM BATMAN» mehr.

LEGO PM-Board während der Aufbauphase

Der Ausschnitt zeigt die erste Version des Boards während der Aufbauphase. Die Inhalte und der Aufbau des Boards sind relativ klar: Wir haben Projekte und Ressourcen, welche auf einer Zeitachse abgebildet werden müssen.Die horizontale entspricht einer Zeitachse, auf welcher wir ganz oben die Kalenderwochen abgebildet haben. Vertikal auf der linken Seite werden die Projekte aufgeführt. Mit diesem Konzept können wir die Planung bis auf einzelne Tage sehr gut darstellen und erhalten eine gute Übersicht über die Planung und Auslastung der Mitarbeiter.

Projekt Stand-up

Auch für das Projektmanagement-Board wurde ein Stand-up Meeting, genannt Projekt Stand-up, bestehend aus dem Service-Team und Verkauf, eingeführt. Die organisatorischen Rahmenbedingungen und Regeln der Stand-up Meetings wurden in dem Blogbeitrag «Warum wir alles mit Post-ist vollkleben» behandelt.

Das Projekt Stand-up wird ebenfalls durch eine Person moderiert. Jedes am Board platzierte Projekt wird kurz besprochen. Folgende Fragen sind dabei zu klären: Läuft das Projekt nach Plan? Benötigt es Anpassungen an der Planung oder der Ressourcen? Im ersten Gedanken wirkt das ziemlich ineffizient, diese Fragen mit dem ganzen Team zu klären. Wir mussten jedoch feststellen, dass genau dieser Austausch im Team sehr wertvoll ist. Jeder hat Verständnis, wenn es Terminverschiebungen gibt welche auch seinen Arbeits- oder Projektbereich betreffen, da jeder Teil dieses Gremiums ist.

PM Stand-up vom 13.03.2017

Andererseits dient das Projekt Stand-up dazu, neue Projekte zu planen und Service-Mitarbeitern zuzuweisen. Das Stand-up fungiert quasi als Schnittstelle, bei welcher gewonnene Aufträge vom Verkaufsmitarbeiter an einen Service-Mitarbeiter übergeben werden. Da jeder Mitarbeiter Teil dieses Meetings und der Projektzuteilung ist, hat auch jeder die Möglichkeit den Prozess mitzugestalten und seine präferierten Projekte auszuwählen. Die Entscheidung, wer welches Projekt realisiert, fällt nicht der Leiter Services, sondern das Team.

Fazit

Mittlerweile ist das neue Projektmanagement-Board seit mehr als dreieinhalb Monaten im Einsatz. Bereits in dieser kurzen Zeit haben wir das Board kontinuierlich verbessert. Neben den Projekten und Abwesenheiten haben wir festgestellt, dass auch der ServiceDesk und wiederkehrende Kunden-Termine auf dem Board abgebildet werden müssen. Auch mussten wir feststellen, dass die Teilnahme der System-Engineers und des Sales-Teams am Projektmanagement Stand-up nicht reicht. Auch die restlichen Service-Mitarbeiter sind wichtige Teilnehmer, wenn es um die zentrale Planung im Service-Team geht.

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